10 Kebiasaan Efektif Dalam Teknologi Informasi


Teknologi seharusnya ada untuk mempermudah kita dalam melakukan tugas2 kita. Tetapi ada saat di mana kita justru disulitkan dengan hal-hal di dalamnya, misal tiba-tiba kita menerima email ribuan  system hang akibat harddisk full, lupa password, dan lain-lain. Sebenarnya banyak hal yang dapat kita lakukan sendiri sebagai kebiasaan dan sering kita juga kita (sebenarnya tahu) tidak tahu bahwa banyak tool-tool yang dapat membantu kita agar dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

Berikut ini adalah kebiasaan-kebiasaan yang bisa kita coba untuk mempermudah kita dalam menggunakan TI dalam pekerjaan atau kehidupan sehari-hari.

  1. Bekerja Dengan Lebih Cepat Tanpa Mouse

    Sering kita sibuk menggeser-geser mouse untuk mencari di mana tombol atau menu untuk men-save file, membuka file, membuka dialog print, dll. Berikut adalah shortcut-shortcut yang seharusnya semua orang biasa menggunakan, dan hampir seluruh aplikasi baik di platform Microsfot maupun Linux/Unix yang berbasis GUI menggunakan shortcut ini:

    1. Microsoft Windows
      1. Pindah ke window lain : ALT+TAB
      2. Membuka Windows Explorer : WIN+E
      3. Minimize-kan semua program dan memunculkan desktop kosong : WIN+D
      4. Pengganti tombol klik kanan mouse : SHIFT + F10
      5. Pengganti tombol WINDOWS : CTRL + ESC
      6. Mengubah posisi system ke standby : CTRL + ESC, S
      7. Menshutdown Windows : CTRL + ESC, U
      8. Merestart Windows : CTRL + ESC, R
      9. Menclose active program : ALT + F4
    2. Aplikasi / Office
      1. Membuka dokumen baru : CTRL + O
      2. Men-save current document : CTRL + S
      3. Men-close dokumen : CTRL + W atau CTRL + F4
      4. Kembali ke awal dokumen (atau sel A1 di spreadsheet) : CTRL + HOME
      5. Copy : CTRL + C
      6. Paste : CTRL + V
    3. Internet Browser
      1. Add to Favorites (menyimpan URL halaman yang sering dikunjungi) : CTRL + D
      2. Organize Favorites : CTRL + B
      3. Kembali ke halaman sebelumnya : ALT + Left_Arrow
      4. Maju ke halaman yang sebelumnya dibuka : ALT + Right_Arrow
      5. Membuka browser baru : CTRL+N
      6. Membuka Tab baru (untuk tabbed browser seperti Firefox) : CTRL + T
      7. Ke halaman HOME (sesuai setting browser) : ALT + HOME
      8. Merefresh halaman : F5

  2. Gunakan Remote Desktop

    Banyak dari kita menggunakan dua buah alat kerja : PC dan Notebook. Umumnya PC memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, konektivitas jaringan yang lebih baik (biasanya menggunakan wired LAN), dan kapasitas penyimpanan data yang besar sehingga lebih baik organisasikan data dan program anda di PC anda. Saat anda harus melakukan perjalanan dinas, di saat kita bisa melakukan proses dan transfer data dengan PC kita melalui notebook dengan menggunakan Remote Desktop (bawaan asli Microsoft Windows XP ke-atas) atau program-program remote desktop lain spt VNC (ada beberapa versi yang free sepert TightVNC dan UltraVNC), Remote Admin, PC Anywhere dll. Untuk program selain Remote Desktop yang di samping gratis, juga memiliki rating best-practice terbaik adalah VNC karena semua program yang berbasis VNC menggunakan protocol yang sama sehingga apapun viewer yang kita pakai bisa digunakan.

    Dengan remote desktop, kita bisa melakukan proses di PC kita melalui notebook dengan lebih aman tanpa takut jaringan putus ataupun disk penuh, kecuali jika kita juga lalai mengoptimalkan kinerja PC kita (beberapa point dibahas setelah ini). Selain remote desktop, kita juga bisa melakukan transfer data dan clipboard melalui remote desktop.

  3. Jadwalkan Backup Harddisk (Mingguan / Bulanan)

    Backup harddisk adalah satu hal yang paling sering lupa dilakukan user pemula sampai mahir, padahal jika harddisk penuh, bukan saja proses menjadi lambat karena operating system seperti Windows juga melakukan penyimpanan data temporer di harddisk sebagai virtual memory selain di RAM. Bahkan beberapa aplikasi akan menutup service nya secara otomatis jika harddisk (mendekati) penuh. Jadi backup harus dilakukan terutama jika kita berencana melakukan pembersihan data.

    Backup data dapat dilakukan secara sederhana, misal dengan memindahkan data ke removable media seperti flash disk atau external drive atau di-burn ke CD/DVD. Backup juga dapat dilakukan dengan lebih atraktif, misal dengan tool-tool backup.

    Beberapa tool backup terbaik yang penggunaaannya dapat dikategorikan mudah untuk pemula adalah HandyBackup dan NetBackup.

    Disamping itu ada juga media online yang memperbolehkan kita menyimpan data di internet dengan kapasitas cukup besar. Anda dapat berkunjung ke situs http://www.mozy .com, Gmail File System (Gmail FS), DriveHQ, atau situs-situs lain.

  4. Atur dan Bersihkan Inbox Anda

    Berapa kali kita jumpai akibat begitu banyaknya pekerjaan yang harus kita lakukan, kita kebingungan saat harus mengecek email, mana yang harus kita tindak lanjuti. Ada satu terminologi sederhana : “The Zero Inbox” (http://www.43folders.com/izero) yang mengatakan bahwa email sering kali (sebenarnya) muncul sebagai panggilan untuk ditindaklanjuti. Jadi gunakan tiga folder saja :

    1. Action : untuk email-email yang harus segera dikerjakan
    2. Later : untuk email-email yang bisa ditunda untuk ditindaklanjuti
    3. Archive : untuk email-email yang sudah diselesaikan / dibaca

    Kita dapat membiasakan diri saat mengecek email yang masuk, pindahkan ke folder Later untuk yang bisa ditunda, atau ke folder Action jika harus segera dikerjakan. Setelah dikerjakan, pindahkan ke Archive jika perlu untuk arsip atau hapus jika memang tidak diperlukan lagi.

  5. Rapikan Kabel, Maksimalkan Wireless

    Meja kerja yang rapi tentu akan membuat kita bekerja dengan lebih baik. Kabel adalah salah satu penggangu yang membuat meja kita tampak berantakan. Usahakan di meja kerja ada lubang ke sebuah drawer/laci kecil untu kabel-kabel dan gunakan Wireless LAN sehingga mengurangi jumlah kabel yang ada. Anda juga dapat menggunakan USB Hub yang anda simpan di laci melalui lubang meja dan hubungkan perangkat-perangkat USB anda di laci.

    Berikut hal-hal yang cukup ada yang terkoneksi di PC/Notebook anda:

    1. Kabel power
    2. Kabel USB Hub
    3. Kabel kunci notebook

  6. Atur Jadwal dengan (Online) To-Do-List dan Scheduler

    Begitu banyak aplikasi online dan offline baik yang sudah ada di paket program Office seperti Microsoft Outlook untuk memberikan alarm, email, bahkan SMS ke anda untuk mengingatkan tugas-tugas anda bahkan juga event-event penting seperti ulang tahun, rapat, dll.

  7. Ganti Notebook dengan FlashDisk / External Drive

    Jika anda bepergian dinas luar kota hanya untuk meeting atau hal-hal lain yang sifatnya administratif, gunakan flashdisk/external drive sehingga bawaan anda lebih sedikit di samping juga lebih aman di perjalanan. Lebih baik jika flashdisk anda dapat digunakan sebagai pemutar musik dan radio sehingga dapat juga anda gunakan sebagai alat penghibur. Dan simpan beberapa aplikasi portable (dapat anda download di PortableApps.com) yang dapat anda jalankan tanpa menginstall di notebook / PC yang anda pinjam.

  8. Gunakan Kamera HP Sebagai Pengganti Kamera Digital

    Hampir semua pesawat handphone sekarang memiliki fitur kamera, ini dapat anda gunakan sebagai pengganti kamera digital bahkan perekam video. Sekali anda mengganti kamera digital dengan handphone, banyak hal yang bisa anda hemat dan permudah:

    1. Tidak perlu membawa case / sarung kamera
    2. Tidak perlu membawa charger kamera
    3. Bisa melakukan upload dan transfer gambar secara online atau ke rekan lain.

  9. Enkripsikan Data Rahasia / Pribadi

    Sering kita menyimpan data pribadi dan perusahaan di notebook kita dan membawanya di perjalanan. Ada beberapa kasus di mana seseorang yang kehilangan notebook akhirnya data dan foto di dalamnya disebarluarkan di media publik. Untuk mencegah hal tersebut, di samping menjaga keamanan barang ada, biasakan untuk meng-enkripsi data anda terutama data pribadi dan perusahaan. Enkripsi berguna supaya jika saat data tersebut dibuka akan diminta autorisasi akses dan kunci pembuka enkripsi sehingga data dapat dibaca seperti biasa. Salah satu aplikasi enkripsi yang mudah digunakan adalah TrueEncrypt.

  10. Gunakan TV & Radio Online

    Maksimalkan fungsi internet anda tanpa takut membebani jaringan. Radio dan TV online menggunakan data-rate yang bisa dipilih sesuai jenis koneksi internet anda dan berbanding lurus dengan kualitas gambar/audio yang anda terima, mulai dari 14.4kbps sampai kualitas DSL. Di samping dapat menghibur anda saat bekerja, anda juga dapat menghemat penggunaan listrik untuk radio dan televise.

    Berikut contoh playlist radio online yang anda dapat gunakan. Silakan di-copy dan disimpan dalam bentuk file berekstensi .wpl, dan kemudian anda buka dengan Windows Media Player: Radio Online siap dinikmati.

    <?wpl version=”1.0″?>

    <smil>

    <head>

    <meta name=”Generator” content=”Microsoft Windows Media Player — 11.0.5721.5230″/>

    <meta name=”AverageRating” content=”0″/>

    <meta name=”TotalDuration” content=”0″/>

    <meta name=”ItemCount” content=”1″/>

    <title>Radio Online</title>

    </head>

    <body>

    <seq>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/cosmopolitan”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/iradio”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/dradio”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/rpkfm”/>

    <media src=”http://www.rockradio1.com/192kwma.asx”/&gt;

    <media src=”mms://broadcast.hol.gr/radiogold”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/hardrock”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/traxonsky”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/bensradio”/>

    <media src=”mms://radio.vstreamer.com/radioone”/>

    </seq>

    </body>

    </smil>

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: